Acompanhamento Real vs Orçado

Visão Geral

O processo de Real vs Orçado é onde FP&A mais agrega valor. Vai além de comparar números: explica causas, identifica tendências e recomenda ações corretivas.

Cronograma Mensal de Fechamento

Passo 1: Fechamento Contábil/Gerencial

1.1 Conciliação Contábil-Gerencial

Garantir que números gerenciais batem com contabilidade:

1.2 Rateios por Centro de Custo

Custos indiretos devem ser rateados para análise por Unidade de Negócio:

Critérios comuns de rateio:

• TI: Por headcount ou % de receita
• RH: Por headcount
• Financeiro: Por transações ou receita
• Ocupação: Por m² ocupado

Custo de TI = R$ 500.000
UN A (60 pessoas, 40%): R$ 200.000
UN B (90 pessoas, 60%): R$ 300.000

Passo 2: Demonstrações Financeiras Reais

DRE Comparativa (Real vs Orçado)

                    Budget    Real    Var $    Var %
Receita Líquida     10.000   9.500    (500)   -5,0%
(-) CMV             (5.000)  (4.850)    150    3,0%
(=) Lucro Bruto      5.000   4.650    (350)   -7,0%
    Margem Bruta     50,0%   48,9%   -1,1pp
(-) Despesas        (2.500)  (2.400)    100    4,0%
(=) EBITDA           2.500   2.250    (250)  -10,0%
    Margem EBITDA    25,0%   23,7%   -1,3pp

Por Centro de Custo / Unidade de Negócio

              UN A                    UN B
          Budget  Real  Var %    Budget  Real  Var %
Receita    6.000  5.500  -8,3%    4.000  4.000   0,0%
EBITDA     1.500  1.200 -20,0%    1.000  1.050  +5,0%
Margem     25,0%  21,8%  -3,2pp   25,0%  26,3%  +1,3pp

Insight: UN A está puxando o resultado para baixo. Investigar.

Passo 3: Análise de Variância (Variance Analysis)

3.1 Variação de Receita

Decompor em componentes para entender causa-raiz:

Variação Total de Receita: (R$ 500)

Decomposição:
├── Variação de Volume: (R$ 300)
│   └── Vendemos 3% menos unidades
├── Variação de Preço: (R$ 100)
│   └── Preço médio 1% abaixo do orçado
└── Variação de Mix: (R$ 100)
    └── Mix desfavorável (mais produtos de menor margem)

Fórmulas:

• Var Volume = (Vol Real - Vol Orç) × Preço Orçado
• Var Preço = (Preço Real - Preço Orç) × Vol Real
• Var Mix = Residual

3.2 Variação de Custos

Variação Total de Custos: R$ 150 (favorável)

Decomposição:
├── Variação de Volume: R$ 150
│   └── Menor volume = menor custo variável
├── Variação de Eficiência: (R$ 50)
│   └── Desperdício acima do normal
└── Variação de Preço de Insumos: R$ 50
    └── Negociação favorável com fornecedor

3.3 Variação de Despesas por Centro de Custo

Centro de Custo    Budget   Real    Var $    Var %   Responsável
Marketing           500      550     (50)   -10,0%   Dir. MKT
Comercial           400      380      20     5,0%    Dir. Vendas
TI                  300      320     (20)   -6,7%    CTO
RH                  200      180      20    10,0%    CHRO
Administrativo      600      570      30     5,0%    CFO
Total             2.000    2.000       0     0,0%

Alertas:

• ⚠️ Marketing estourou R$ 50 (campanha não prevista)
• ✅ Comercial e RH abaixo do budget

Passo 4: Bridge de Variação (Waterfall)

Gráfico que mostra o caminho do orçado ao real:

Budget EBITDA     │████████████████████████████│  2.500
                  │
(-) Volume        │████████░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│  (300)
(-) Preço         │████████░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│  (100)
(-) Mix           │████████░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│  (100)
(+) Custo Variável│█████████████████████████░░░│   150
(+) Despesas      │█████████████████████████░░░│   100
                  │
Real EBITDA       │██████████████████████████░░│  2.250

Passo 5: Insights e Recomendações

Template de Análise de Variação

VARIAÇÃO: Receita (R$ 500) abaixo do budget

CAUSA-RAIZ:
- Cliente X atrasou pedido de R$ 200 (postergado para próximo mês)
- Campanha de lançamento adiada: (R$ 150) em vendas
- Mercado mais fraco que o esperado: (R$ 150)

TENDÊNCIA:
- Cliente X: Recupera no próximo mês (pontual)
- Campanha: Recupera parcialmente em 2 meses
- Mercado: Tendência de continuar fraco (estrutural)

IMPACTO PROJETADO NO ANO:
Se a tendência de mercado continuar: (R$ 800) no ano

RECOMENDAÇÃO:
1. [URGENTE] Acelerar campanha de lançamento
2. [MÉDIO] Revisar forecast com premissa de mercado -3%
3. [MONITORAR] Acompanhar cliente X semanalmente

RESPONSÁVEL: Dir. Comercial
PRAZO: Próxima reunião de diretoria

Priorização de Ações

Passo 6: Apresentação Executiva

Estrutura Recomendada (8-10 slides)

Slide 1: Executive Summary

┌─────────────────────────────────────────────────┐
│  RESULTADO DO MÊS: EBITDA R$ 2.250 (90% budget) │
│                                                 │
│  🔴 Receita: -5% (mercado fraco, cliente atrasou)│
│  🟢 Custos: OK (eficiência compensou volume)    │
│  🟡 Despesas: OK (MKT estourou, RH compensou)   │
│                                                 │
│  AÇÃO PRIORITÁRIA: Acelerar campanha de vendas  │
└─────────────────────────────────────────────────┘

Slide 2-3: DRE Comparativa

• DRE Real vs Budget vs Ano Anterior
• Gráfico de evolução mensal

Slide 4: Bridge de EBITDA

• Waterfall do budget ao real

Slide 5: Análise por UN/Segmento

• Quem puxou para cima/baixo?

Slide 6: Principais Variações

• Top 5 variações (positivas e negativas)
• Causas e responsáveis

Slide 7: Indicadores-Chave

• Margem EBITDA, ROIC, Alavancagem, Caixa
• Tendência e comparação com budget

Slide 8: Plano de Ação

• Ações, responsáveis, prazos, impacto esperado

Slide 9: Forecast Atualizado

• Projeção revisada para o ano
• Riscos e oportunidades

Storytelling com Dados

"Este mês, EBITDA ficou 10% abaixo do budget, principalmente por receita menor. A boa notícia: custos variáveis acompanharam a queda de volume, protegendo a margem. A má notícia: o mercado está mais fraco que o previsto, e se não agirmos, o impacto no ano será de R$ 800. Recomendamos acelerar a campanha de lançamento imediatamente."

Dicas Práticas

1. Foque no material - Não explique variações de R$ 1.000 se o EBITDA é R$ 10M
2. Sempre dê contexto - Variação de -5% é muito? Pouco? Compare com histórico
3. Proponha ação - Análise sem recomendação é só informação
4. Seja visual - Um gráfico vale mais que uma tabela
5. Conheça sua audiência - Board quer visão, gerente quer detalhe
6. Chegue preparado - Antecipe perguntas difíceis

Template Excel Disponível

Baixe o Dashboard Real vs Orçado que inclui:

• Importação de dados reais
• DRE comparativa automática
• Cálculo de variações
• Bridge waterfall automático
• Gráficos prontos para apresentação