Ao anexar uma planilha, o pedido em quatro parágrafos evita a maior parte do retrabalho. Escreva em português corrente, como apresentaria o arquivo para um colega que acabou de chegar na área.
1. Material. "Anexei [arquivo], que vem de [sistema]. Tem [abas ou colunas]." Diga de onde o arquivo vem e o que existe em cada aba.
2. Armadilhas que você já conhece. "Atenção: [ex.: a receita vem negativa no balancete e positiva no orçamento]. [ex.: há conta fora do de-para, e quero vê-la no resultado]." De-para é a tabela que traduz a conta contábil para a linha da DRE gerencial. Este parágrafo evita o erro silencioso: a IA não sabe o que é armadilha nos seus dados e, sem aviso, segue o caminho mais provável.
3. Entrega. "Preciso de [formato] que mostre [o quê] e que me deixe [abrir cada número até a origem]." Diga o formato, o que precisa aparecer e como você vai usar.
4. Última frase. "Antes de começar, me diga como pretende fazer e o que você precisa que eu decida." Ela devolve um plano antes de executar, e corrigir o plano custa menos do que corrigir a entrega.
Se você ainda não sabe quais são as armadilhas. Comece pelo parágrafo 4 e leia o plano que ela devolve. O que ela entendeu errado mostra onde as armadilhas estão. Anote cada uma e inclua no parágrafo 2 da próxima vez.
Guarde o modelo. O parágrafo 2 vira uma lista fixa daquele arquivo, com as armadilhas do seu fechamento. Guarde a lista num arquivo de texto e cole no início de cada pedido sobre ele.
Confirme com a TI o que pode ser anexado.
💡 FAÇA HOJE
Escreva as armadilhas do seu arquivo num texto de poucas linhas e cole no início de todo pedido sobre ele.