Automatizar processo ruim só acelera o erro

Existe uma tentação recorrente em Finanças: quando um processo é lento ou tem muito retrabalho, a primeira reação é procurar uma ferramenta que o acelere. Um RPA, uma automação, uma IA que resuma ou gere o relatório sozinha. Já vi essa tentação em mim mesmo, e o que aprendi, na prática, foi desconfiar dela.

Antes de qualquer ferramenta, o mais importante é fazer uma crítica honesta sobre como está o processo. De nada adianta automatizar um fluxo que, na origem, é confuso ou cheio de retrabalho: você só acelera o erro. Automatizar um processo ruim preserva seus defeitos e os executa mais rapidamente. Não corrige nada, só faz o defeito acontecer em escala e em menos tempo.

Por isso, antes de desenvolver qualquer solução, mapeio o fluxo atual com um roteiro simples: qual evento inicia o processo, quais informações entram, onde estão as regras, quem decide, quais exceções existem e como o resultado é registrado. Parece um exercício burocrático, mas é o oposto: é o exercício que revela onde o processo realmente quebra.

Esse mapeamento costuma revelar aprovações redundantes (2 pessoas aprovando a mesma coisa por caminhos diferentes), controles paralelos (a mesma checagem feita em 2 planilhas que nunca conversam entre si), planilhas desconectadas (dados replicados manualmente porque os sistemas não se falam) e etapas mantidas apenas porque "sempre foi assim": ninguém lembra mais por que aquela aprovação existe, mas ninguém tira porque "e se der problema".

Automatizar por cima disso é o pior dos mundos: você gasta esforço de projeto, ganha velocidade, e o resultado final continua carregando os mesmos defeitos. Só que agora eles acontecem mais rápido e em mais volume, porque a máquina não vai parar pra questionar o que o processo pede.

É por isso que, na jornada dos 3 degraus, o Degrau 2 nunca começa pela ferramenta. Começa pela pergunta desconfortável: esse processo, do jeito que está hoje, merece ser mais rápido? Se a resposta é "não sei", a resposta certa é mapear antes de automatizar, não pular direto pra solução.